Wenn Sie schon einmal an einer Messe teilgenommen haben, wissen Sie, was die grundlegenden Messestandkosten für die Messebeteiligung sind. Die Liste der Messewirtschaft kann u. a. umfassen:
Jetzt kommt der schwierige Teil: Jede Kategorie kann ihre eigenen Messestand Kosten und Unwägbarkeiten haben, die - wenn sie übersehen werden - Ihre Budgetplanung und Ihre bisherigen Schätzungen zunichte machen können.
Um eine möglichst genaue Schätzung der Kosten zu erhalten, müssen Sie Ihre Ausgaben für den Messebau genau unter die Lupe nehmen und herausfinden, welcher Bereich jeweils wie viel Einfluss auf die gesamten Messestand Kosten hat. Hierfür haben wir im Folgenden zehn Bereiche zusammengestellt, die den größten Einfluss auf Ihre Budgets haben. Anhand dieser Bereiche lassen sich die Kosten für den jeweiligen Messeauftritt relativ gut kalkulieren:
Beginnen Sie mit den veranschlagten Kosten in Euro pro Quadratmeter. Lesen Sie den Vertrag aufmerksam durch. Möglicherweise erhalten Sie einen Preisnachlass, wenn Sie Mitglied des Verbandes sind, der die Messe veranstaltet. Bei verspäteter Zahlung können hingegen zusätzliche Gebühren anfallen. Bei den meisten beliebten Messen gilt: Je früher Sie sich anmelden, desto günstiger sind die Messestände. Planen Sie also Ihr Messejahr sorgfältig.
Wenn Sie eine große Standfläche und einen großen Messestand haben, können die Transportkosten sehr hoch sein. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Transportdienstleister um einen Kostenvoranschlag.
Ein neues Design und eine neue Konstruktion für einen Messestand sind in der Regel Investitionsausgaben, die sich erst über eine bestimmte Anzahl von Messen amortisieren. Hinzu kommen laufende Ausgaben für Änderungen der Grafik, kleinere Renovierungsarbeiten und Reparaturen sowie für Zubehör wie Beleuchtung und Prospektständer und vieles mehr.
Eine einfache Möglichkeit, preisgünstige Messedisplays effektiv zu nutzen, besteht darin, sie zu mieten statt zu kaufen. Unternehmen, die nicht regelmäßig an Messen teilnehmen wollen, haben wenig Grund, einen Messestand zu kaufen. Wenn ein Unternehmen nicht plant, an künftigen Veranstaltungen teilzunehmen, sind die Kosten für die Miete wesentlich geringer und praktischer als die Messestand Kosten für den Kauf neuer Messedisplays. Durch den Einsatz gemieteter Messedisplays entfallen mehrere Kostenpositionen, einschließlich der Kosten für den Aufbau und die Lagerung nach der Messe. Unternehmen mit knappen Kassen, die auf ihrem Markt Fuß fassen wollen, sollten die Anmietung eines Messestandes in Betracht ziehen, um einen kostengünstigen Messeauftritt zu ermöglichen.
Eine weitere Einsparmöglichkeit ergibt sich durch den Kauf eines gebrauchten Messestands. Einen solchen Stand von Grund auf neu zu entwerfen, kann schnell ins Geld gehen. Einige Geschäfte für Messebedarf bieten hochwertige gebrauchte Messedisplays an, die sich in einem ausgezeichneten Zustand befinden und aufrüstbar sind. Diese preisgünstigen Messedisplays können mit individuellen Messegrafiken und Beschriftungen nachgerüstet werden, um sie in einem Bruchteil der Zeit, die für neue Designs benötigt wird, ausstellungsfertig zu machen. Dies trägt effektiv dazu bei, Ihre Messekosten zu senken.
Machen Sie sich von Anfang an mit Ihrem Messestand vertraut und werden Sie sich bewusst darüber, wie viele Stunden der Auf- und Abbau unter normalen Bedingungen dauert. Vorsicht: Nicht immer können Sie alle Aufgaben selbst erledigen. Unter bestimmten Umständen können Gewerkschaften beteiligt werden, die unterschiedliche Tarife verlangen. Dabei können einzelne Details knifflig sein - einige Kongresszentren verlangen z. B. gewerkschaftlich organisierte Arbeitskräfte für die Installation von Lampen oder das Anschließen von Steckdosen (oft bei B2B Messen). Erkundigen Sie sich also im Voraus, welche Arbeiten selbst übernommen werden können, z. B. per e Mail.
In den meisten Fällen sind Sie an den offiziellen Anbieter gebunden, was insofern gut ist, als die Mitarbeiter, die die Arbeiten ausführen, mit der Halle und den verschiedenen Vorschriften vertraut sind. Die Arbeiten werden Ihnen dann allerdings in Rechnung gestellt. Evtl. können Sie hier noch ein wenig sparen, wenn Sie die gewünschten Leistungen im Voraus bestellen.
Die Kosten in dieser Kategorie richten sich nach dem Gewicht der Fracht, zusätzliche Gebühren können für nicht verpackte Gegenstände anfallen. Achtung: Last-Minute-Sendungen von Teilen, Literatur und Produktprototypen können Ihr Budget drastisch belasten. Am meisten Geld sparen Sie, wenn Sie alles in eine einzige Sendung packen. Prüfen Sie die entsprechenden Rechnungen nach der Messe sorgfältig und beanstanden Sie etwaige Kosten, solange die Situation noch überschaubar ist.
Denken Sie auch daran, dass die Reinigung in der Regel pro Quadratmeter und Tag (nicht pro Messe) abgerechnet wird. Einige Aussteller sparen Geld, indem sie künstliche Pflanzen anschaffen, die nicht nur gut aussehen, sondern auch mehr als eine Messeteilnahme überdauern können.
Je mehr Fachwissen und Reputationen die von Ihnen gewählten Moderatoren, Hostessen und Sprecher haben, desto mehr werden Sie für die entsprechenden Dienste ausgeben müssen. Wenn Sie einen professionellen Personaldienstleister beauftragen, sollten Sie gemeinsam mit diesem versuchen, Mitarbeiter zu finden, die in der Nähe der Messe arbeiten, damit Sie die entsprechenden Reisekosten und Kosten für Übernachtung nicht bezahlen müssen.
Denken Sie jedoch unbedingt daran, dass der gewählte Sprecher die Stimme Ihres Unternehmens vor möglicherweise Tausenden von Messebesuchern ist. Wenn Sie also nicht auf ein gutes Preis Leistungsverhältnis achten, kann es passieren, dass Sie jemanden engagieren, der dem Image Ihres Unternehmens nicht zuträglich ist.
Viele Messen vermieten Ausweisscanner und andere Geräte zur Erfassung von Interessenten. Prüfen Sie, ob sich die Anschaffung eines eigenen Geräts auf lange Sicht lohnt. Überlegen Sie, ob Sie anstelle des Badge-Scanners oder zusätzlich dazu herkömmliche, von Ihren Mitarbeitern ausgefüllte Formulare für die Lead-Erfassung verwenden wollen.
Es gibt unzählige kleine Ausgaben, die zusammengenommen das Budget belasten können - von Verlängerungskabeln und Computerkabeln bis hin zu Klebeband, Bonbons und Aspirin. Diese Dinge summieren sich von Messe zu Messe. Wenn Sie in Ihrem Messebudget ein Kontingent für diese kleinen, aber häufig anfallenden Ausgaben vorsehen, ist das sicher nicht verkehrt.
Die Kostenfaktoren für die Teilnahme an einer Messe bestehen aus vielen unterschiedlichen Positionen und fallen jeweils sehr individuell aus. Wenn Sie die hier genannten zehn Positionen berücksichtigen und ausführlich kalkulieren, erhalten Sie bereits einen sehr guten Überblick über das notwendige Gesamtbudget. Die zusätzlich genannten Spartipps helfen Ihnen dabei, dieses Gesamtbudget für Ihre Messeauftritte im Rahmen zu halten.