Wählen Sie zuerst eine Messeveranstaltung aus, an der Sie teilnehmen möchten. Anschließend wenden Sie sich an den Messeveranstalter und bitten, dass dieser Ihnen die Bewerbungsunterlagen zusendet. Dies sollten Sie so früh wie möglich erledigen. Die Veranstalter erwarten die Anmeldungen meistens sechs Monate vor der Veranstaltung. Es ist aber bereits vorab möglich, sich um die Lage und die Konfiguration des Messestandes zu bewerben. Das garantiert allerdings nicht, dass sich Ihre Erwartungen an die Ausstellungsfläche erfüllen. Selbst bei einer Bewerbung zwei Jahre vor der Veranstaltung kann es sein, dass Sie letztendlich nicht die gewünschte Ausstellungsfläche bekommen.
Die Größe der Standfläche ist von Ihren persönlichen Bedürfnissen abhängig. Sie können sich vorab die Maße überlegen, indem Sie die Produkte, die Sie ausstellen möchten, auf einem karierten Blatt nach Maßabstimmung oder in Form einer Draufsicht zeichnen. Alternativ können Sie dafür auch ein Computerprogramm nutzen. Bedenken Sie dabei, dass zwischen den Produkten immer ein Durchgang von 150 cm gelassen werden sollte. Wenn Ihre Produkte keine bestimmten Abmessungen haben, sondern es sich um ein loses Produkt handelt, können Sie für die Maße Gefäße, Plattformen oder Vitrinen berücksichtigen. Damit Ihre Produktpräsentation gelingt, sollte die Mindestfläche zwei Quadratmeter betragen. Sie sollten aber bei der Standgröße nicht nur die zu präsentierenden Produkte beachten, sondern auch die zu erwartenden Besucher.
Nachdem Sie wissen, auf welcher Messe Sie ausstellen wollen, und die Standgröße berechnet haben, buchen Sie anschließend die Standfläche. Zusätzlich zur Größe müssen Sie sich noch entscheiden, ob Sie einen Eckstand, einen Kopfstand oder einen Reihenstand haben möchten.
Der Eckstand ist an zwei Seiten zugänglich. Der Vorteil daran ist, dass der Besucher den Messestand von beiden Seiten betreten kann. Zudem kann er sich bereits von der Seite einen Überblick über den Stand verschaffen. Dies kann sich positiv auf die Besucherzahl auswirken. Der Eckstand hat allerdings den Nachteil, dass Sie nicht so viel Fläche für die Werbung haben.
Beim Kopfstand steht Ihnen lediglich eine Frontwand zur Verfügung, welche auf der Standfläche postiert wird. Dieser Messestand ist vorteilhaft, wenn Sie Exponate präsentieren wollen. Wie beim Eckstand gilt aber, dass Ihnen nur eine geringe Werbefläche zur Verfügung steht.
Beim Reihenstand sind sämtliche Seiten des Messestandes geschlossen. Es ist dem Besucher demnach nur möglich, den Stand von der Vorderseite des Messestandes zu betreten. Der Vorteil ist, dass Sie eine größere Werbefläche haben. Der Nachteil am Reihenstand ist, dass der Messestand so schnell voll aussehen kann, was einen bedrückenden Eindruck macht.
Die absolute Mindestfläche beträgt demnach 12 Quadratmeter, damit der Stand bequem betrieben werden kann. Darin ist aber noch keine physische Präsentation der Produkte enthalten. Ein noch kleinerer Stand wäre unfreundlich und zu eng für die Besucher sowie das Standpersonal. Wenn der Ausstellungsstandort zu eng ist, hat das negative Auswirkungen auf die Serviceatmosphäre und der Besucher fühlt sich nicht mehr wohl. Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Wenn Sie zwei Tische für die Gäste einplanen und nur wenige Angebote haben, beträgt die optimale Standfläche 20 bis 30 Quadratmeter.
Wenn Sie keine Produkte ausstellen oder Ihr Angebot immaterielle Produkte umfasst, sollten Sie eine Fläche mit großformatigen Drucken einplanen, auf denen Sie darstellen, was Sie anbieten. Diese Ausdrucke und Grafiken sind aber auch an Ständen erwünscht, an denen Sie Produkte ausstellen.